Trời đã vào hè, những đợt nắng dài ngày nối tiếp nhau đi qua, mang theo với chúng những hăm hở của đất, của người, cỏ cây ở vùng Bắc Mỹ. Tưởng như hôm qua nắng hãy còn nhạt, chiều nay những cơn gió đã trở mình ấm hơn, hoa cũng đậm màu tươi hơn … và cứ thế ngày qua … đến khi ngoảnh lại, đã hơn một nửa năm "mới" rồi. Nửa còn lại đang ngắn dần và cũ đi, dồn sức sống, ươm mầm mộng cho năm tới, mùa sau. Quý vị cũng như tôi và mọi người, mọi sinh vật khác, chúng ta đều sống và làm việc theo những chu kỳ. Có những chu kỳ tự nhiên quá đến nỗi chúng ta không biết chúng đang quay quanh ta hay ta đang hòa nhịp trong chúng; có những chu kỳ đã trở thành nếp của cuộc sống, nhất là cuộc sống nơi mọi thứ được sắp xếp theo thứ hạng mức độ quan trọng như chu kỳ khai và đóng thuế ở Hoa Kỳ. Ở đây, thường vào thời gian này, cái bánh xe Thuế Vụ dường như lại bắt đầu gõ đều nhịp trên các nẻo đường, đi qua từng nhà, gọi tên từng người … Quý vị có lẽ nên dành một vài giây phút quý báu của thời điểm này để kiểm lại những tờ báo lương hằng tháng hoặc mỗi tuần xem quý vị có đã đóng thuế quá nhiều cho năm nay, hay chưa đóng đủ thuế và có thể bị mắc nợ khi khai thuế vào dịp cuối năm.
Nếu quý vị đã để chủ nhân giữ lại quá nhiều cho khoản thuế tạm thu, quý vị không thể lấy lại số tiền này cho đến khi nhận được tiền refund (sau khi khai và nộp hồ sơ thuế) vào mãi đầu năm sau. Còn ngược lại, nếu số tiền tạm thu để đóng thuế quá ít, quý vị sẽ bị nợ thuế và có thể có những điều không biết trước xảy ra từ nay đến đó khiến hầu bao cạn queo khi quý vị cần tiền để trả nợ thuế. Kết quả sẽ càng tệ hơn nếu quý vị bị trễ hạn và bị phạt. Thông thường, việc phạt vạ sẽ xảy ra nếu tổng số tiền thuế tạm thu hay thuế phỏng định của quý vị ít hơn 90% tiền thuế phải đóng của năm và ít hơn 100% số thuế quý vị phải đóng năm trước.
Nhưng nếu quý vị biết và thay đổi ngay, vẫn còn kịp để điều chỉnh lại mức thuế tạm thu của mình, và tất nhiên, quý vị sẽ tránh được những món thuế nợ "bất ngờ" trong năm tới. Trong những tình huống đặc biệt như khi quý vị nhận được một khoản tiền refund khá lớn của năm trước, hoặc khi quý vị nhận được một khoản tiền lớn chưa trừ thuế, quý vị nên xem xét lại kỹ hơn mức thuế tạm thu hay mức thuế phỏng định của mình.
Nhưng không chỉ những nguồn tiền vào, ra bất ngờ mới làm quý vị quan tâm mà cả những khúc quanh quẹo trong đời sống thường nhật như lấy vợ, gả chồng, sinh con, nhận thêm con hay cha, mẹ, hoặc bà con gần gũi của vợ/chồng dọn vào ở chung nhà hay trở thành người sống phụ thuộc vào quý vị. Quý vị có thể vừa mua nhà mới hay tậu được một cơ ngơi thứ hai, thứ ba; người phối ngẫu của quý vị quyết định nghỉ hưu sớm hay đã đến tuổi nghỉ hưu v.v. Tất cả hay một vài trường hợp xảy ra đều có thể ảnh hưởng đến số thuế quý vị phải đóng. Ngoài ra, khi bị thất nghiệp hay có thêm việc làm vào những ngày xuân khí trời mát mẻ, thu nhập phụ từ nghề thứ hai, thứ ba hay từ việc cho thuê một phần căn nhà có thể không bắt buộc người nhận phải đóng thuế tạm thu nhưng nếu không tính toán trước, số tiền thuế nợ cuối năm có thể làm quý vị đau đầu. Chưa hết, nếu nhận trông mấy đứa trẻ con người hàng xóm trong thời gian họ đi nghỉ hè hay đi công tác xa; hoặc khi quý vi nhận được một món hàng gia công ở nhà, tiền thù lao có thể là tiền chưa đóng thuế.
Nếu quý vị là nhân viên làm việc chính thức cho một người hoặc cơ quan, quý vị có thể yêu cầu chủ nhân của quý vị giữ lại nhiều hơn hay ít đi số tiền thuế tạm thu quý vị phải đóng bằng cách điền đầy đủ vào mẫu đơn W-4 rồi nộp cho họ. Nếu quý vị là người làm nghề tự do, quý vị có thể tự điều chỉnh lại các khoản thuế phỏng định trong năm của quý vị khi sử dụng mẫu đơn 1040-ES.
Nếu quý vị không biết rõ cách điều chỉnh lại số tiền thuế tạm thu, quý vị có thể tham khảo thêm ấn bản số 919. Đây là tài liệu hướng dẫn quý vị cách điều chỉnh lại mức thuế tạm thu. Quý vị cũng có thể sử dụng phần mềm "Withholding Calculator" trên mạng thông tin của Sở Thuế Vụ để tự kiểm tra mức thuế tạm thu hiện thời của quý vị. Quý vị sẽ cần đến các chi tiết trên tờ báo lương lưu giữ và từ hồ sơ khai thuế năm trước để nạp vào máy khi sử dụng phần mềm tính mức thuế tạm thu của quý vị trên mạng thông tin. Sau khi đã biết được mức thuế phỏng định tương ứng với tổng lợi tức trong năm của quý vị, quý vị có thể dùng tài liệu này để điền vào mẫu W-4 mới.
Công việc này giản tiện và không gây nhức đầu như việc chạy lo tiền đóng thuế nợ hay thấp thỏm đợi tiền refund chạy vào tài khoản ký gởi của quý vị ở ngân hàng. Quý vị cũng không cần phải ngày nào cũng đợi người đưa thư đến để nhận lại chi phiếu tiền refund của mình. Không những thế, việc sắp xếp để mức thuế phải đóng xít sao với tiền thuế nợ còn thể hiện sự mẫn cảm về việc quản lý tài chính của quý vị.
Thông tin về các tài liệu được giới thiệu ở trên có thể tham khảo trực tiếp trên mạng điện tử của Sở Thuế Vụ tại địa chỉ www.irs.gov. Chẳng hạn, khi quý vị gõ vào khung trống chữ Withholding Calculator, Pub. 919, Form W-4, hay Form 1040-ES quý vị sẽ được dẫn vào trang thông tin quý vị cần tìm hiểu chỉ trong chớp mắt.